Casestudy: Tata Steel Europe – gastvrije ontvangst met ID Flow

Tata Steel neemt het ID Flow platform in gebruik voor een gastvrije ontvangst en betrouwbare toegangsverlening. Na een uitgebreid selectie – en implementatietraject heeft Tata Steel het platform vorig jaar in gebruik genomen. Met de komst van ID Flow beschikt Tata Steel over een compleet digitaal proces voor het uitnodigen en (voor)aanmelden van bezoekers en contractors en het beheren van toegangsautorisaties.   

Situatieschets

In Europa is Tata Steel een van de grootste staalproducenten. Door vele veeleisende markten over de hele wereld te bedienen, waaronder bouw en infrastructuur, automobielindustrie, verpakking en engineering, begrijpt Tata Steel dat de behoeften van haar klanten in elke markt anders zijn. Het terrein van Tata Steel IJmuiden heeft een oppervlakte van ongeveer 700 hectare en ligt verspreid over drie gemeenten (Velsen, Beverwijk en Heemskerk). Achter de poorten van het bedrijf gebeurt veel: grondstoffen komen aan per schip en worden na verschillende processtappen gedistribueerd als rollen staal die per spoor, binnenvaartschip, zeeschip of vrachtwagen naar de klanten gaan.

Om de veiligheid op het complex te waarborgen hanteert de Dienst Bedrijf Beveiliging (DBB) van Tata Steel uitgebreide toegangs- en veiligheidsprocedures. In de oude situatie leidde dit tot veel handmatige registraties en controles aan de verschillende recepties en balies voor toegangsverlening op het terrein. Vanuit deze situatie ontstond de wens voor een nieuw digitaal proces.

Wensen

Tata Steel startte een selectietraject voor een digitaal platform om de processen in de nieuwe situatie te stroomlijnen. Aan de basis van het project lagen de volgende wensen:

  • Snellere onboarding mogelijk maken door geautomatiseerd digitaal proces;
  • Effectieve en efficiënte inzet van externe beveiligingsfunctionarissen aan de balies;
  • Voldoen aan de AVG-wetgeving over het bewaren van historische persoonsgegevens;
  • Verbeteren van de kwaliteit van de gastvrijheidsservice aan externe en interne belanghebbenden;
  • Verbetering van de algehele beveiliging en veiligheid van de IJmuiden-sites, geen onbevoegde bezoekers op de site.

Inzet ID Flow

In de nieuwe situatie wordt het ID Flow softwareplatform gebruikt door de beveiligingsmedewerker bij de verschillende balies. Bovendien maken medewerkers van Tata Steel en de contractors gebruik van de zelfservice functionaliteiten van ID Flow.

“Hiermee kunnen gebruikers vooraf zelf de aanmelding regelen, wat vervolgens de uitgifte van toegangsmiddelen aan de balie aanmerkelijk versneld.” vertelt Chris van Amersfoort hoofd van de Dienst Bedrijfsbeveiliging.

Het ID Flow platform stelt ook de contractors in staat om in te loggen en documentatie (zoals een werkgeversverklaring en VCA documenten) te uploaden. Met de goedkeuringsmodule kan de beveiliging deze documenten vooraf controleren en goedkeuren. Doordat alle gegevens digitaal beschikbaar zijn, is een (her)aanvraag eenvoudiger en sneller geregeld. Bovendien helpt ID Flow om ons proces volledig conform het toegangs- en veiligheidsbeleid te laten verlopen” aldus Van Amersfoort. 

Meer informatie over ID Flow

Wilt u meer weten over het ID Flow en hoe het uw organisatie kan helpen met betrouwbare toegangsverlening? Ga dan naar https://www.bpiservices.eu/identificatie/id-flow/.